Event Catering für Veranstaltungen:

Unsere Tipps und Inspirationen, damit du den richtigen Caterer findest

• 30. Juni 2022

Für welche Art des Event Catering du dich entscheidest, ist für den Erfolg deiner Veranstaltung von essentieller Bedeutung. Denn leider bleiben schlechtes Essen und ein ungenügender Service bei deinen Event-Gästen nachdrücklicher im Gedächtnis als die gelungene Vorstellung, der unterhaltsame Moderator [Verlinkung Beitrag Moderator finden] oder der beeindruckende Show Act. Wir wollen dir die Entscheidungsfindung im Vorfeld etwas erleichtern und haben dir hier aufgelistet, woran du bei der Suche nach dem richtigen Event Caterer denken solltest.

Ob Business-, Hochzeits-, Film- oder Catering für Großveranstaltungen – das Angebot an professionellen Caterern ist groß. Viele Anbieter haben sich auf bestimmte Services und Branchen spezialisiert und können so den Bedürfnissen ihrer Auftraggeber passgenau nachkommen. Doch welche Art Catering Service kommt für dich als Veranstalter und dein Event überhaupt in Frage?

Event Catering: Drei Hauptkategorien – je nach Geldbeutel und Gästeanzahl

Beim Event Catering unterscheidet man zwischen dem Tischservice (deine Gäste essen im Sitzen und werden am Tisch bedient), dem klassischen Buffet (deine Gäste bedienen sich selbst aus einer größeren oder kleineren Angebotsauswahl an Speisen und Getränken) oder das Flying Buffet, bei dem deine Gäste vom umherlaufenden Service-Personal während der Veranstaltung mit vorab festgelegten, reduziert angebotenen kulinarischen Kleinigkeiten und Getränken versorgt werden.

Je nach Geldbeutel bzw. Budget können für Großveranstaltungen besondere Caterings beauftragt werden, wie z.B. ein Food Truck, ein publikumswirksames Front Cooking an einer mobilen Küche, eine zuckersüße Candy Bar oder ein Konzept Catering zu bestimmten thematischen Schwerpunkten (siehe unten).

Bevor du mit der Recherche anfängst, welches Event Catering für deine Veranstaltung das richtige ist, solltest du über folgende Punkte nachdenken:

Wer sind meine Gäste?

Um dein Publikum auch kulinarisch zu begeistern, solltest du vorab in Erfahrung bringen, wer deine Gäste sind: eher jüngere Menschen, die erfahrungsgemäß experimentierfreudiger beim Essen sind bzw. neuartige Trend-Gerichte wohlmöglich sogar erwarten? Erfahrene Business-Gruppen, die an einen gewissen Standard gewöhnt sind und diesen voraussetzen? Und außerdem: Soll das Event Catering nur „Beiwerk“ sein, d.h. ein nicht unbedingt erwartetes, zusätzliches „Schmankerl“ der Veranstaltung oder geht es darum, deine Gäste während einer längeren Event-Dauer tatsächlich satt zu machen?

Für professionelle Caterer sind mögliche Allergien und Lebensmittelunverträglichkeiten eine normale Standard-Abfrage im Planungsvorfeld. Auch Alternativen zu Fleisch und Fisch, d.h. vegetarische oder vegane Speisen, sollte dein Event Catering im Angebot haben. Wichtig für eine gelungene Verköstigung ist vorab also für dich zu wissen, wer deine Zielgruppe ist, welche Erfahrung und Ernährungsgewohnheiten sie hat.

Ob Candy Bar oder klassisches Buffet: Event Catering hat viele Gesichter. Das richtige Catering-Konzept beeinflusst maßgeblich den Erfolg deiner Veranstaltung.

Event-Catering: Was die Kostenkalkulation beeinflusst

Das Event Catering wird pro teilnehmende Person kalkuliert. Nichts ist unangenehmer, wenn die Essensversorgung auf einer Veranstaltung unterbrochen ist. Meist liegt das an einem unerwarteten Andrang auf das Event-Buffet. Wenn du weißt, wer alles kommt, hast du die wichtigste Info für eine gute Kalkulation also schon in der Tasche.

Um einen nachhaltig positiven Eindruck bei deinem Event-Publikum zu erzeugen, sollte die Qualität und Quantität des Event Caterings gut kalkuliert sein. Komplizierte Gerichte und aufwendige Cocktails können zwar beeindrucken, steigern allerdings auch deine Catering-Kosten enorm – und nicht zuletzt auch die unerwünschte Wartezeit bei deinen Gästen. Das stimmige Timing und eine angemessene Auswahl und Präsentation sind wichtige Eckpfeiler für ein gelungenes Veranstaltungs-Catering. Spezialisierte Caterer können dich hier eingehend beraten. Du möchtest Kosten sparen beim Catering? Ohne auf Qualität zu verzichten, ist die zeitliche Verkürzung des Events ein bekannter Kniff, um Kosten einzusparen, da sich so der Umfang für regelmäßig angebotene Speisen und Getränke reduziert.

Den richtigen Caterer für dein Event finden – darauf kommt’s an

Du bist bereits mitten in der Recherche, durchstöberst Webseiten und Food-Portale – dann achte unbedingt auf die Reputation des potenziellen Event Caterers. Schau dir die Online-Bewertungen an und frage in deinem Kollegenkreis nach einer Empfehlung. Nichts geht über persönliche Erfahrungen, die so manches kulinarische Versprechen ins richtige Licht rückt. Es ist übrigens nicht unüblich, vorab ein Test-Essen für das geplante Event Catering zu erhalten, um sich von der Qualität des Angebots ein eigenes Urteil zu bilden. Dies ist natürlich nicht immer kostenfrei, wird aber bei einer späteren Beauftragung verrechnet.

Der richtige Caterer für dein Event sollte dir als Veranstalter vorab die richtigen Fragen stellen. Nicht nur zur Anzahl und Art der Gäste, sondern auch zu den Gegebenheiten vor Ort. Viele Locations haben keine eigene Küche oder einen extra Raum mit fließendem Wasser – hier zeigt sich die Flexibilität des Catering-Unternehmens. Unbedingt wissenswert für dich ist auch die Konstellation des Service-Personals, das vom Caterer für deine Großveranstaltung möglicherweise gestellt werden soll: Welche Sprachen sprechen die Servicekräfte? Wie erfahren sind sie im Catering-Bereich? Ein freundlicher, zuverlässiger Service bei Veranstaltungen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg deines Events.

Deine Gäste kulinarisch verzaubern: Konzept-Catering für deine Veranstaltung

Falls Du neu im Catering-Thema bist, lass dir gesagt sein: nahezu alles ist möglich! Es ist – wie so oft – eine Frage des Budgets. Zunehmend beliebt sind sogenannte Konzept Caterings, die sich einem bestimmten Thema, einer länderspezifischen Küche oder der Unternehmensbotschaft des Auftraggebers widmen – in unterschiedlicher Ausprägung und Konsequenz... Das kann ein Catering Event für alle Sinne zu übergeordneten Topics wie der Wald, die Karibik oder der Farbe Rot sein. Schlemmer-Station, Pop Up-Eisbar oder einfach nur norddeutsche Küche in Weckgläsern – das Publikum schätzt das Andersartige und Besondere, nicht zuletzt weil es herrlichen Gesprächsstoff für Small Talks bietet.

Es muss nicht gleich die komplette Verwandlung der ganzen Event Location in ein neues Setting mit Mobiliar und Beleuchtung sein, wie z.B. die zum Filmfest authentisch nachgebaute, urtümliche italienische Osteria mitten in Berlin, um Aufmerksamkeit für die Veranstaltung durch ein ausgeklügeltes, gut abgestimmtes Event Catering zu erhalten. Besonders gefragt (und diskutiert) sind aktuell nachhaltige Caterings, die auf regionale und saisonale Produkte setzen. Niedrige Emissionswerte durch kurze Anlieferungswege, Bio-Produkte aus artgerechter Haltung oder vegane Speisen stehen hier auf der Prioritäten-Liste. Dem Thema Event und Nachhaltigkeit haben wir übrigens einen eigenen Beitrag gewidmet, der über Planung und Organisation nachhaltiger Events informiert. Lies doch mal rein!

Event Catering ist ein Aspekt in der Eventplanung, das ab einer gewissen Größe einer professionellen Betreuung bedarf. Damit du leichter den richtigen Caterer findest und gegenüber dem Catering-Unternehmen besser kommunizieren kannst, haben wir dir hier relevante Informationen zusammengestellt.

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