Um eine Veranstaltung erfolgreich zu machen, gehört viel mehr als nur das bloße Planen des Themas. Sie sollten Ihr Event promoten und das muss gar nicht unbedingt teuer sein. Darüber hinaus wollen zahlreiche Aspekte bedacht sein, die Sie gegebenenfalls auch delegieren können. Setzen Sie Ihre Veranstaltung deshalb nie zu kurzfristig an. Ein gutes Konzept in Verbindung mit allen anderen Faktoren bildet die Basis für eine dauerhaft erfolgreiche Eventorganisation.
1. Planen Sie ein gutes Konzept der Veranstaltung. Jeder Teilnehmer bemerkt, wenn die Veranstaltung konzeptlos verläuft. Das bedeutet nicht, dass Sie von diesem Plan nie abweichen dürfen. Aber wenn Sie Ihre Veranstaltung gut geplant haben, fällt es Ihnen immer leicht, auch wieder zum Konzept zurückzukehren. Selbstverständlich haben Sie es dann auch leichter, zielgerichtetes Eventmarketing zu betreiben. Denn letztlich richtet sich das Marketing logischerweise nach dem Konzept der ganzen Veranstaltung.
2. Ebenfalls in den Bereich des Eventmarketing fällt die Charakterisierung Ihrer Zielgruppe. Je genauer Sie diese beschreiben können, desto besser können Sie Ihre Veranstaltung promoten. Überlegen Sie sich, was Ihre Zielpersonen von der Veranstaltung erwarten und welches Rahmenprogramm gegebenenfalls organisiert werden muss.
3. Der nächste logische Schritt ist die Terminplanung. Damit ist natürlich nicht nur die Festlegung des Termins gemeint. Darüber hinaus sollten Sie sich auch überlegen, welche Schritte in der Vorbereitung welche Zeit benötigen. Und damit Sie letztlich nicht Anmeldungen zu falschen Terminen bekommen, sollten Sie erst dann Ihre Veranstaltungen eintragen, wenn Sie sicher sind, wann sie stattfindet. Sie verärgern ansonsten Teilnehmer und das meistens sogar auf Dauer.
4. Auch die Finanzen wollen geplant werden. Welche Rechnungen werden zu welchem Zeitpunkt fällig? Welche Schritte können Sie selbst übernehmen und welche Dinge möchten Sie lieber abgeben? Dazu gehört natürlich auch die Recherche, wie und wo Sie Ihre Veranstaltung kostenlos eintragen können. Bedenken Sie auch, dass beispielsweise ein günstiger Veranstaltungsort vielleicht gut in Ihr Budget passt, aber relativ abgelegen sein könnte. Andersherum ist es vielleicht gerade zu Anfang gar nicht nötig, eine besonders repräsentative Veranstaltungsstätte zu wählen. Entscheiden Sie sich am besten für einen Ort, der nicht zu teuer, aber dennoch gut erreichbar ist.
5. Das Marketing bildet einen wesentlichen Abschnitt für Ihre Veranstaltung. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben. Facebook kann hier ein wesentlicher Partner sein. Hier sind nämlich Zielgruppen bereits sehr gut vorgefiltert und so können Sie Werbunf für Veranstaltung machen und müssen dabei nur das Geld ausgeben, das es wirklich wert ist. Sie können Ihr Event promoten und dabei einen gesunden Mix aus Onlinewerbung und Offlinemarketing einsetzen. Vergessen Sie dabei nicht die möglichen Teilnehmer direkt vor Ort. Die Neigung, eine Veranstaltung in der Nähe aufzusuchen, ist oft recht hoch, weil sie mit wenig Aufwand verbunden ist.
6. Ein Catering rundet eine Veranstaltung ab. Sie müssen sich nicht selbst hinstellen und Ihre Gäste bewirten. Delegieren Sie diese Aufgabe an Firmen, die das täglich tun und kümmern Sie sich um Ihre Gäste. Ein gutes Catering bleibt den meisten Gästen positiv in Erinnerung und sie werden geneigt sein, Sie als Veranstalter wieder zu empfehlen oder auch Ihre Veranstaltungen zu besuchen.
7. Trauen Sie sich, überhaupt zu delegieren. Sie können beispielsweise auch Ihre Veranstaltung promoten und dafür einen Dienstleister nutzen. Gerade die Werbung direkt vor Ort können Sie an Jobber weitergeben. Natürlich müssen Sie das Marketing dennoch kontrollieren. Aber sparen Sie sich die Zeit, beispielsweise Plakate zu verteilen. Vielleicht denken Sie, zu Anfang ist es nicht nötig, zu delegieren. Aber während Sie Ihre Veranstaltung kostenlos bewerben lassen, können Sie sich um das Kerngeschäft kümmern und für Teilnehmer und Beitragende erreichbar sein. Wenn Sie Stunden damit verbringen und Ihre Veranstaltung bewerben, Facebook füttern und solche Kleinigkeiten tun, könnten Ihnen wesentliche Buchungen verloren gehen.
8. Achten Sie auf Ihre Kommunikation. Das gilt nicht nur für die firmeninterne Seite, sondern auch für die Kommunikation während des Events. Wie sind Sie für Ihre Teilnehmer erreichbar und das idealerweise auch während des Events? Was können Sie leisten und was möchten Sie gar nicht erst leisten?
9. Natürlich geht es aber bei einer erfolgreichen Veranstaltung nicht nur darum, dass Sie Werbung für Veranstaltung machen, die Veranstaltung eintragen und dann durchführen. Zu einem wirklich erfolgreichen Event gehört auch eine gute Nachbereitung. So fühlen sich die Teilnehmer im Ganzen wahrgenommen und es entsteht nicht der Eindruck, Sie hätten lediglich Geld verdienen wollen und die Menschen wären Ihnen völlig gleichgültig. Setzen Sie sich durch eine gekonnten Nachfass ab, kontaktieren Sie Teilnehmer und binden Sie dadurch die Menschen an Sie als kompetenten Veranstalter.